Как 80% от усилията ви донасят 20% от резултатите, останалите 20% донасят 80% от резултатите

04/03/2018 09:46

 

Тук ще разберете:

- В какво е същността на принципа 80/20

- Как да използвате този принцип за целите си

- Ефективно планиране на деня с използването на принципа 80/20

Законът на Парето е правило, формирано от Уилфред Парето на основата на наблюдения, което казва, че във всичко има някаква диспропорция между причините и резултатите, и съотношението й е приблизително 80 на 20. Този закон е много добре приложим в икономиката. Ако вземем всички продажби за 100%, то 20% от продадената стока ще донесе 80% от печалбата, а останалите 80% от продадените стоки ще донесат останалата печалба, т.е. 20%. Същото е и с човешките усилия: 80% от усилията ще ви донесат  20% от резултатите и 20 % усилия ще ви донесат 80% резултати. 20% от хората притежават 80% от ресурсите, 80% от хората притежават 20%  от ресурсите. Не е известно защо така става, но важното е, че ние знаем, че става така! Всичко, което и да правим, е взаимосвързано по закона на Парето.

Замислете се – 80% от усилията ви донасят 20% резултат, и 20% усилия донасят 80% резултат. За какво говори това? Това означава, че от 15-18 часа на ден (без да броим 6-9 часа сън) само 3-3,6 часа ви донасят главните резултати в това, което имате. Хайде да помислим, можем ли някак да планираме дните така, че ефективното време да бъде повече? В рамките на деня вие вършите  много и различни задачи: големи и малки, важни и спешни. Та, помнете: всички спешни задачи са насочени за поддържането на днес и се отнасят към 80%, които донасят 20% резултати, а важните задачи, насочени за създаване на бъдещето се отнасят към 20%, които ще дадат 80% резултати в бъдещето. Спешните задачи са насочени към поддържането и запазването на зоната на комфорт. И мнохо хора се хващат на тази въдица: те жертват важната работа заради спешната. В предходната статия говорихме за дългосрочното планиране и поставянето на цели за продължителен срок. Изпълняването на тези цели се отнася към 20% важна работа. Всичко останало, което поддържа настоящото ви състояние се отнася към 80% работа.

Помните ли, говорихме за разбиването на дългосрочните цели на междинни, малки цели. Най-малките цели са всекидневните. Без поставянето и изпълняването на всекидневни цели, дългосрочните не могат да бъдат реализирани. За това, трябва да започнете да използвате принципа 80/20 и да изпълнявате най-важните задачи за да постигате по-бързо целите си.

Сега да преминем към практиката.

Да поговорим за това, как можете да използвате принципа 80/20 за разумно планиране на деня си.

- Напишете пълен списък за следващия ден. Вземете лист и напишете всички задачи, които трябва да свършите утре. Включете всички задачи, от най-дребните до големите. Напишете ги в произволна последователност, независимо от важността.

- Определете важността на всяка задача

Срещу всяка задача поставете една от буквите A, B, C, D, E.

Всяка буква определя важността на изпълнението на задачата.

А – Най-важните задачи. Това са задачите, които донасят 80% резултати за бъдещето ви. Към А се отнасят всекидневните цели, насочени към реализацията в дългосрочна перспектива. Забележете, към А не могат да се отнасят задачите, свързани с чужди цели. Ако сте наемен работник, то всички ваши задачи в работата са на първо място цели на шефа. Всяка работа за някого е насочена към поддържането на вашето настоящо състояние. Тъй като вече говорихме, че поддържането на комфортното състояние днес се отнася към 80% от задачите, то всичко, което правите от 9 до 17 е насочено към поддържането на съществуването ви. Това, което правите след 17 е насочено към създаването на вашето богатство. Нито една спешна работа не може да се отнася към А. Капанът е в това, че спешността на задачите от А се определя само то вас. Много хора не са способни да съберат смелост и да се научат да свършат на първо място собствените си задачи, а чак след това задачите на някой друг. Чие семейство е по-важно за вас: вашето или нечие чуждо?

Задачите B, C, D, E се отнасят към 80% от работата.

В са спешните задачи, насочени за поддържането на съществуването ви днес. Към В се отнасят задачите в работата, семейството, и други. Тези задачи изискват бързото им изпълнение. В обратен случай могат да настъпят съществени проблеми или някой няма да е доволен. Например към задача В може да се отнесе съставяне на отчет за шефа за свършената работа в отделението. Задачите В крадат най-много време от задачите А.

Към задачите С се отнасят тези, които би било добре да се свършат. Те могат да бъдат направени или ненаправени без каквито и да било последствия. Например задача С може да бъде чаша кафе с приятел през уикенда, обаждане на познат.

Задачите от D могат да се препоръчат на някой, за да се спести време за изпълняването на задачи от А и В. Можете да поръчате на другите това, което е по силите им.

Задачи Е са тези, които могат да се изключат от списъка. Възможно, те някога са имали някакво значение, но сега са загубили смисъл.

- Разпределяме приоритетите във всяка група

Навярно ще се намерят по няколко задачи към всички групи. Особено е важно да се направи това за здачите А. Прегледайте всички задачи и по реда на важност поставете след най-важната от задачите А – 1, за втората по важност – 2, третата -3 и т.н. Ще излезе А1, А2, А3 и т.н. Аналогично направете за задачите от категория В.

В свободното от работа време започнете да изпълнявате задачите от категория А от А1 по ред: А2, А3 и т.н. Когато завършите всички А, имате право да преминете към задачите В и С.

Такъв начин на планитране на деня ви позволява винаги да успявате да свършите най-важните задачи. Ако не успеете да свършите някои от В задачите, няма страшно, С – още по-малко. Важното е за деня да се справите със всички задачи от категория А,  нали именно те водят към свободата ви.

Изводи:

- Прегледайте задачите си и определете, кои от тях ви донасят 80% резултати, а кои – 20%.

- Планирайте всекидневните си цели предвид принципа 80/20. Дайте на задачите, донасящи 80% резултати приоритет А. На останалите – В, С, D, Е.

- На първо място започнете с изпълнението на задачите от категория А.